Comment se préparer à un audit SS3 ?
La sous-section 3 (SS3) du Code du travail régit les travaux de retrait ou d’encapsulage de l’amiante. Les entreprises qui réalisent ces opérations réglementées, doivent obtenir une certification délivrée par un organisme accrédité (Qualibat). En effet, celle-ci atteste de leur capacité à traiter l’amiante en toute sécurité.
De plus, l’audit SS3 est une étape clé de cette certification. Un auditeur externe vérifie que l’entreprise respecte l’ensemble des exigences réglementaires et techniques liées au désamiantage. Dans cet article nous allons voir comment bien se préparer à un audit SS3.
Comprendre ce qu’est un audit SS3.
Il faut savoir qu’un audit SS3 est un examen approfondi mené par un organisme accrédité. En effet, il vérifie si l’entreprise respecte la norme et la réglementation. On distingue généralement deux types d’audit en SS3 :
- D’une part, l’audit siège : réalisé au sein de l’entreprise, portant sur la documentation et l’organisation interne (ex : est-ce que les procédures écrites respectent la réglementation ? Quelle est l’organisation humaine et matériel de l’entreprise ? etc.).
- D’autre part, l’audit chantier : mené sur un des chantiers de retrait d’amiante de manière inopinée. L’objectif est de s’assurer que les travaux sur le terrain se déroulent conformément aux procédures et aux bonnes pratiques.
Ainsi, un audit SS3 peut avoir lieu lors de la démarche initiale de certification amiante SS3 mais aussi tous les ans dans le cadre de la surveillance annuelle du certificat. Il faut donc prouver à l’auditeur que l’entreprise maîtrise le risque amiante tant sur le papier que sur le terrain.
Après avoir compris ce qu’est un audit SS3, voyons pourquoi il faut bien s’y préparer.
Pourquoi bien se préparer à un audit SS3 ?
Il est vrai que les audits SS3 sont exigeants. Pour cause, il en va de la sécurité des travailleurs et de la conformité légale des entreprises. Ainsi, mal préparer un audit augmente le risque de se voir notifier des écarts voire des non-conformités pendant le contrôle.
Or, des écarts importants constatés par l’auditeur peuvent entraîner des sanctions. Par exemple, en cas de non-conformité critique, il peut y avoir une obligation d’arrêter tous les chantiers de désamiantage en cours. Cela a forcément des conséquences financières lourdes. De plus, l’organisme certificateur est dans l’obligation d’alerter les services de contrôle de l’Inspection du Travail. Les conséquences peuvent donc se démultiplier.
À contrario, bien se préparer à un audit SS3 apporte de nombreux avantages :
- Aborder l’audit plus sereinement.
- Donner une image professionnelle à l’auditeur.
- Eviter les mauvaises surprises.
Donc, la préparation pousse à maintenir un haut niveau de sécurité et de conformité en continu. Cela profite aux employés et aux clients.
En somme, préparer sérieusement un audit SS3, c’est autant pour réussir l’audit que pour améliorer en permanence les pratiques de gestion du risque amiante. Maintenant abordons les étapes clés pour réussir sa préparation à un audit SS3.
Les étapes clés pour réussir sa préparation à un audit SS3.
Pour transformer l’échéance de l’audit en simple formalité, il convient de procéder par étapes. Voici les piliers d’une bonne préparation à un audit SS3.
Centraliser la documentation pour l’audit siège.
Tout d’abord, pour l’audit siège, il faut rassembler en amont tous les documents requis pour l’audit SS3. Ensuite, il convient de s’assurer que le système documentaire est complet et à jour. Ainsi, cela comprend le manuel de procédures, les instructions, les dossiers de chantier, les fiches d’exposition, etc.
De plus, il est important de vérifier la conformité réglementaire de chaque document. Ainsi vous vérifierez grâce à une veille efficace que vos documents sont bien à jour. Il faudra donc également s’assurer que les attestations de formation et visites médicales du personnel sont bien à jour et disponible. Il en va de même pour le matériel : vous devez vérifier qu’il a fait l’objet des vérifications périodiques adéquates. Il faudra également vérifier l’intégration dans votre Document Unique d’Evaluation des Risques de votre suivi des processus.
D’autre part, une documentation bien organisée et accessible facilitera le travail de l’auditeur et démontrera le sérieux de l’entreprise.
Maintenant que la préparation de la documentation est effectuée, passons à l’organisation du déroulement de l’audit SS3.
Se préparer au déroulement d’un audit SS3.
Il est essentiel de sensibiliser les collaborateurs à la manière dont peuvent se dérouler les audits SS3 :
- Premièrement, expliquer à chacun les objectifs de l’audit, ce qu’on attend d’eux, notamment le type de questions posées par l’auditeur, les réponses attendues, où trouver les éléments.
- Deuxièmement, désigner un référent pour guider l’auditeur et répondre à ses questions : en audit siège, l’interlocuteur sera le Responsable technique amiante et en chantier l’encadrant de chantier. Mais ils peuvent être accompagnés si besoin d’un responsable QSE ou autre fonction.
- Troisièmement, entraîner les équipes en amont, éventuellement via un audit blanc. Il s’agira de reproduire les conditions réelles de l’audit et anticiper au maximum les non-conformités. Faites-vous accompagner par un collègue ou un expert externe pour gagner en objectivité.
- Enfin, équiper vos équipes d’un outil digital qui simplifiera le suivi, la traçabilité et pourra regrouper toutes les informations nécessaires en cas d’audit.
A noter qu’un audit peut être vécu comme stressant. Mais au plus vos équipes se sentent prêtes, équipées et confiantes dans leur procédure, au plus ils se sentiront à l’aise au cours de l’audit. Ce qui contribuera à la réussite de l’audit.
Pour réussir un audit SS3, il faut une préparation rigoureuse à la fois sur le plan documentaire, organisationnel et humain. Avoir des procédures à jour et impliquer ses équipes sur le terrain sont autant de conditions pour aborder sereinement ce rendez-vous.
Besoin d’aide ?
Chez SECOIAM, nous accompagnons les entreprises à chaque étape de cette préparation. Nous proposons des audits blancs qui permettent de se mettre en situation réelle et d’identifier les éventuelles non-conformités en amont. Nous animons également des formations adaptées à vos équipes afin de les aider à comprendre les attentes de l’auditeur et à adopter les bons réflexes.
Nous avons développé SES’AM. Cet outil de centralisation documentaire qui vous aide à structurer et sécuriser l’ensemble des pièces attendues lors d’un audit SS3. Vous pourrez accéder à vos documents en quelques clics pour être présentés.
Contactez-nous pour un accompagnement personnalisé, nous vous guiderons pas à pas dans la préparation de votre audit SS3.😉
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